为进一步加强学院制度建设，规范维修用品采购、领用工作流程，提高工作效率，降低采购成本，减少不必要的开支，保证维修工作及时、规范开展结合学院实际，特制定本规定。

采购管理

（一）采购原则

1、遵循保证质量，比价节约、择优选择的原则；

2、遵循计划采购、适量采购原则。

（二）采购流程

1、常用维修物件

（1）由总务处每学期初（开学一周内）上报本学期的常用维修备件明细（名称、数量等），领导审核同意，由资产处可分两次进行集中采购（为确保正常维修，仓库必须有维修常用配件最低数量，低于最低值时则由资产处根据需要按照采购流程进行集中采购）；

（2）暑假前公寓科确定具体新生住宿房间后，假期前两周由公寓科牵头资产处、后勤三部门联合对宿舍进行逐一检查，最终由公寓科汇总统计需要维修或更换的物品并分别上报给资产处进行采购和总务处进行维修；）

2、不常用维修物件

（1）针对不可提前预料的突发事情，出现故障时，总务处第一时间提出申请，为不影响工作，资产处遵循“用多少买多少”的原则，及时将所需物件采购到位。次日，总务处按正常采购手续补办采购申请单。

（2）单品金额较大的维修物件申请，需经过评审质检小组现场核实，并上报领导，审核同意后方可采购。

出入库管理

为规范有效的管控维修物件，保证相关物品的使用效率和使用周期，降低遗失、流失率，并有效杜绝浪费现象，应严格遵守出入库管理规定。

（一）入库管理规定

1、物品采购回来请后勤老师验收后首先办理入库手续，仓库管理员根据采购明细认真清点入库物品的数量，并验收物品的型号、规格、质量，做到数量、规格、品种准确无误，质量完好，配套齐全，并在接收单上签字；

2、物品入库，要按照不同的型号、规格、材质和功能分类存放，便于识别辨认；

3、要做到账货相符。如有误差不能随意的更改，应查明原因，是否存在漏入库、多入库；

（二） 出库管理规定

1、物品出库时，仓库管理员要做好记录，领用人签字；

2、物品出库数量要准确，做到账目、货物相符合；

3、仓库管理员要严格执行凭出库单出库、无单不出库、内容填写不准确不出库、数目有涂改痕迹不出库的原则和规定，并且在发生上述问题时应及时与相关的责任人做好物品的核对，保证出库物品的正确性。

4、出库账目采用三方记账的原则

（1）由资产处专门设立总务处领取物品的账目（领取除公寓内依旧换新以外的维修用品）；

（2）由资产处专门设立公寓中心领取物品的账目（领取公寓内的维修用品）；

（3）由总务处设立本部门领取、更换物品的具体明细（物品名称、规格型号、数量、维修部门、使用地点）账目；

（3）由公寓管理中心设立本部门领取、更换物品的具体明细（物品名称、规格型号、数量、维修部门、使用地点）账目；

（4）每月初资产处公布上月公寓中心、总务处领取维修物品的数量和费用明细，公寓中心、总务处进行核对。

（5）每月初公寓管理中心和总务处在公寓维修的上月账目进行核对；

（6）每月初总务处公布全院维修物品的账目明细，请各院系部门核对；

领用管理

（一）领用原则

1、遵循“厉行节约，反对浪费”原则；

2、遵循以旧换新，更换后损坏物件要立即销毁原则。

（二）领用流程

1、公寓中心根据公寓实际情况经部门领导同意，方可到仓库领取公寓内依旧换新的维修配件，后勤人员维修后公寓管理中心把更换的配件发到“维修用品报备群”内。

2、总务处根据各部门和教学楼的实际情况经部门领导同意，方可到仓库领取维修配件，后勤人员维修后各部门和院系报修员把更换的配件发到“维修用品报备群”内。

纪律要求

(1)严格遵循物资采购、出入库、领取相关规定，做到廉洁自律；

(2)严禁谎报、多报维修或更换所需的物件，做到实事求是；

(3)严禁未经审核、批准私自采购维修配件进行更换；

以上现象一经发现，将按照学院相关规定严肃处理。